Törvényi előírás alapján a települési önkormányzatok kötelesek alapvető közfunkciók
ellátására; azonban napjainkban ezen feladatok ellátásán túl számos elvárás megfogalmazódik
a hazai Polgármesteri Hivatalok felé. A település vezetése felismerte, hogy elengedhetetlenné
vált a folyamatok racionalizálása, korszerű hivatali szervezet felépítése. Működését
átalakítani és fejleszteni szükséges, hogy az elavult működési mechanizmusokat
felváltsák a tudatos és modern ismeretekre alapozó folyamatok.
A pályázat benyújtásának alapvető célkitűzése a szervezet stratégiai gondolkodásmódjának
fejlesztése a teljes szervezetben, így olyan szervezeti kultúra megteremtése,
amely megfelel a fejlett uniós elveknek.
Az önkormányzat vezetőinek törekvése, hogy javuljon az ügyfelek kiszolgálásának
minősége és egyúttal költséghatékonyabban is valósuljon meg. A lakosok számára
kevesebb időt igényeljen egy-egy ügy elintézése, ezzel is erősítve a lakosság
bizalmát a hivatali tevékenységekkel kapcsolatban. Javuljon a belső-, valamint
a hivatali és intézményi kommunikáció.
Budakalász Város Önkormányzata pályázatot nyújtott be a VÁTI Magyar Regionális
Fejlesztési és Urbanisztikai Nonprofit Kft., mint közreműködő szervezethez „Budakalász
Önkormányzat Polgármesteri Hivatalának komplex szervezetfejlesztése-ÁROP-3.A.1/A-2008-0054”
címmel 2008 októberében. A pályázat pozitív elbírálásban részesült, az önkormányzat
17.997.434,- Forint vissza nem térítendő támogatást kapott. A Támogatási Szerződés
aláírására 2009. június 30 napján került sor.
Jelen projekt a Budakalász polgármesteri hivatalának komplex szervezet - és humán
erőforrás fejlesztésére terjedt ki. Három fázisból állt. Első lépésként a hivatal
szervezeti egységei átvilágításra és átszervezésre kerültek a szervezetet szabályozó
dokumentumok, törvények áttekintése, helyzetelemzés és a fejlesztésre szoruló
folyamatok meghatározásával. Gazdálkodási tevékenységük számbavétele, feladataik
meghatározása, jelenlegi tevékenységük értékelése, együttműködésük rendszerének
átvilágítása (egyes szervezeti egységek felépítésének, tagoltságának, ill. feladat
és felelősségi körök meghatározása) történt meg. Az optimális állapot tervezése,
a szükséges fejlesztések meghatározása eredményesség mérésének és visszacsatolások
rendszerének kidolgozása és a részletes akcióterv végrehajtása. A napi rutinműködés
vizsgálata, értékelése, ill. a feladatok és felelősségi körök pontos meghatározása,
ill. visszacsatolás. Tanulmány elkészítésének formájában került minden rögzítésre.
Második lépésként a projekt keretében szoftverek beszerzésére került sor. A költségvetés
készítés és végrehajtás folyamatának hatékony támogatására beszereztük a Saldo
Creator Budge integrált pénzügyi-számviteli szoftvert. A rendszer alapvető jellemzője,
hogy egyszeri adatbevitellel többirányú gyűjtéstvalósít meg. A modulok közös adatállományokat
kezelnek, egymás azonosítóira hivatkozva azonnal láthatóvá válnak valamennyi helyen
a rögzített információk és naprakész adatok képződnek. A teljes pénzügyi rendszerbe
az összes intézményünk bevonásra került, online küldik feldolgozásra a számlák,
bizonylatok adatait előkészítve, berögzítve a könyvelésbe. Ezáltal még eredményesebb
a vezető tisztségviselők naprakész tájékoztatása a pénzügyi helyzet állásáról.
A projekt hatására átalakításra került a képviselő testületi munka-előkészítési,
döntés-elősegítési eljárás. A Mikrovoks szoftver beszerzésével eredményesebben
működik a testületi munka, melyet az SZMSZ is rögzít. A rendszer főbb szolgáltatásai
a digitális jegyzőkönyvezés, szavazatszámlálás, vitavezetés, konferencia rendszer,
teremhangosítás, digitális hangrögzítés és archiválás védett és mp3-as formátumban,
teljes körű digitális diktafon-szolgáltatás, elektronikus adatszolgáltatás támogatása
belső felhasználók (Integrált Informatikai Rendszerek) és külső felhasználók (Levéltár,
Államigazgatási Hivatal) számára.
Harmadik lépésként képzések, tréningek lefolytatására került sor annak érdekében,
hogy a belső kommunikáció javuljon, az egyes munkafolyamatokra használt idő csökkenjen,
a munkafázisok hatékonysága nőjön. A képzések során elsajátított technikákkal
a dolgozók közötti együtt működés is hatékonyabbá váljon. Képzésre került sor
szervezetfejlesztés képzés és szervezetépítés témában; ügyfélszolgálat hatékonyságának
fejlesztése témában; konfliktus-kezelési; kommunikáció hatékonyságának fejlesztése;
vezetői hatékonyság fejlesztése; projektmenedzsment - és PCM, Együttműködés hatékonyságának
fejlesztése; valamint partnerség-építése témában.
A pályázat főbb adatai:
|
Kedvezményezett neve:
|
|
Budakalász Város Önkormányzat
|
|
Kedvezményezett elérhetőségei:
| |
2011 Budakalász, Petőfi tér 1.
Tel: 06-26/340-266
Fax: 06-26/340-494
www.budakalasz.hu; polghiv@budakalasz.hu
|
|
Projekt címe:
| |
Budakalász Önkormányzat polgármesteri hivatalának komplex szervezetfejlesztése
|
|
Projektazonosító száma:
|
|
ÁROP-3.A.1/A-2008-0054
|
|
Projekt összköltsége:
|
|
19.562.429,-
|
|
Elnyert támogatás:
|
|
17.997.434,-
|
|
Támogató:
|
|
Nemzeti Fejlesztési Ügynökség
|
|
Támogató elérhetősége:
| |
1077 Budapest, Wesselényi u. 20-22.
ÚMFT Infovonal: 06-40/638-638
www.nfu.hu; nfu@nfu.gov.hu;
|
|
Közreműködő szervezet:
| |
VÁTI Magyar Regionális Fejlesztési és Urbanisztikai Nonprofit Kft.
FPÜ-ÁROP-EKOP Igazgatóság
|
|
Közreműködő szervezet elérhetőségei:
| |
1016 Budapest, Gellérthegy u. 30-32.
Tel: 06-1/224-3100
Fax: 06-1/224-3105
www.vati.hu; vati@vati.hu;
|
|
|
|
|
A projekt az Európai Unió támogatásával, az Európai Szociális Alap társfinanszírozásával
valósult meg.
A projekt során keletkezett dokumentumok: